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10 trucos y secretos de Google Docs para usarlo como un profesional

Google Docs es una de las herramientas de gestión y edición de documentos más populares. Es ideal para cuando necesitas acceso a tus archivos desde cualquier dispositivo y compartirlos con otras personas. Si usas este servicio, estos trucos de Google Docs te ayudarán a sacarle mayor provecho. 

Edita sin conexión

Dado que este es un servicio en la nube, cuando no tienes conexión no podrás editar tus documentos. Por ello, uno de los mejores trucos de Google Docs es la opción de usarlo en modo desconectado.

Puedes activarla desde la Configuración de Google Drive. Cualquier cambio que hagas sin conexión se sincronizará automáticamente una vez que vuelvas a conectarte. 

Eliminar instantáneamente un formato extraño

A veces, cuando se pega texto de otro documento o sitio web, el formato puede parecer desordenado. Es posible evitarlo haciendo clic derecho y eligiendo la opción Pegar sin formato.

También puedes usar la opción Pegar sin formatear con el atajo de teclado Control + Shift + V. 

Usa los atajos del teclado 😃

Cuando se trata de escribir, los atajos del teclado pueden ser muy útiles para ahorrar tiempo. Puedes usar combinaciones de teclas para aplicar cambios rápidamente.

Por ejemplo: CTRL + B para poner el texto en negritas, CTRL + C para copiar, CTRL + V para pegar, o CTRL + A para seleccionar todo el texto. Hay muchos atajos disponibles. Aquí encuentras la lista de Google. 

Inserta caracteres especiales

Sin importar el idioma o los caracteres de tu teclado, podrás insertar muchos otros en Google Docs. Entre ellos, símbolos, marcas de verificación, letras de otros idiomas, etc. Solo debes buscar en el menú la pestaña de Insertar y elegir la opción Caracteres especiales.

Crea un nuevo documento en un solo paso

Otro de los trucos de Google Docs que te ayudarán a usarlo como un profesional y ahorrar tiempo es crear un nuevo documento con un comando.

En vez de abrir Google Drive, solo tienes que escribir en la barra de búsqueda del navegador «docs.new» o «doc.new». Así de rápido y fácil lo crearás.

Activa el recuento de palabras para tenerlo a la vista

Si en la redacción del documento, el número de palabras es importante, lo mejor es que actives la función del recuento de palabras.

Hacerlo es tan fácil como pulsar Control + Shift + C» (o «Comando + Shift + C» en una Mac) y seleccionar la casilla “Mostrar el recuento de palabras mientras escribe».

Vuelve a una versión anterior de tu documento 

Otro de los mejores  trucos de Google Docs es usar el historial de versiones. Esta herramienta no solo guarda automáticamente los cambios en el documento a medida que los haces, sino que también mantiene un registro de todos esos cambios.

Si quieres recuperar alguna idea, puedes acceder a las versiones anteriores yendo a «Archivo», «Historial de versiones» y «Ver historial de versiones». 

Enviar un documento por correo electrónico

¿Sabías que puede enviar tu documento como un archivo adjunto de correo electrónico? Es tan fácil como hacer clic en «Archivo», después en «Correo electrónico» y finalmente en «Enviar este archivo por correo electrónico».

Hecho esto, solo tendrás que ingresar la dirección del destinatario, redactar una línea de asunto y agregar un mensaje.

Traduce un documento

Si quieres traducir un documento completo, no necesitas llevarlo a la web. Puedes hacerlo directamente desde Google Docs, en la opción Herramientas del menú.

Solo debes seleccionar «Traducir documento» y escoger el idioma al que deseas traducirlo. De este modo, se abrirá un nuevo documento con el texto traducido. Esta herramienta funciona con Google Translate

Usa extensiones para agregar funcionalidad a Docs

Otro de los mejores trucos de Google Docs son sus extensiones y complementos. Con estos podrás agregar fuentes, crear esquemas y gráficos personalizables o simplificar el proceso de escribir caracteres extraños.

Para ver qué recursos puedes añadir, debes ir a la sección de Extensiones, seleccionar Complementos y después Obtener complementos. Así, podrás acceder a una tienda donde podrás explorar las opciones disponibles.

Si usas Google Docs a diario o con mucha frecuencia, estos trucos te serán de utilidad para ser más productivo.

Periodista. Mezclo #tecnologia y ciencia que mejora la vida de las personas!

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