10 trucos para usar Google Drive como un experto

Hace una década que Drive llegó al mercado y hoy en día es uno de los principales productos de Google. No solo suma unos 1.500 millones de usuarios, sino que además alberga miles de millones de gigabytes de datos. 

Si eres de los que utiliza este servicio y quieres aprovecharlo al máximo, este artículo es para ti. Te contamos 10 trucos de Google Drive que te ayudarán a usarlo como un experto y a aumentar tu productividad.

Configura el acceso sin conexión

Por lo general, accedemos a los archivos almacenados en Google Drive cuando estamos conectados a Internet. Pero, ¿qué pasa cuando no hay una red disponible? Puedes seguir editando tus archivos, pues este servicio admite el acceso sin conexión.

Para activar esta opción debes ir a Google Drive > Configuración > Sin conexión y marcar la casilla de verificación “Crear, abra y edite sus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión”.

Omite el límite de archivos adjuntos de Gmail

Los archivos adjuntos de correo electrónico están limitados a un tamaño máximo de 25 MB. Lamentablemente, en el mundo de hoy en el que las imágenes y presentaciones pesan varios gigabytes, esta es una limitante. Gracias a la dupla Gmail-Drive puedes omitir este límite.

Al escribir un mensaje, puedes hacer clic en el icono de Drive y elegir el archivo que quieres enviar. Este puede pesar hasta 10 GB. De este modo, podrás enviar todos los archivos grandes que desees sin complicaciones. 

Crea nuevos documentos desde el navegador

Si quieres crear un nuevo documento u hoja de cálculo, puedes hacerlo rápidamente sin necesidad de abrir Google Drive. Basta con escribir en la barra del navegador docs.new o spreadsheets.new y listo. Automáticamente, se creará un nuevo documento u hoja.

Si tienes agregadas varias cuentas Gmail y manejas más de una cuenta de Drive, solo tienes que añadir un número al enlace. Por ejemplo: docs.new/2. De este modo, le dices a Google en qué cuenta quieres abrir el nuevo archivo. 

Codifica tus archivos por color

Este es uno de los mejores trucos de Google Drive para optimizar tu organización. Es especialmente útil si tienes muchas carpetas. El servicio permite personalizarlas con diferentes colores. Así podrás encontrar de un solo vistazo lo que estás buscando.

Para hacerlo, solo debes hacer clic derecho en cualquier carpeta y seleccionar la opción ‘Cambiar color’. Se desplegará una paleta con varios tonos disponibles para que elijas el que más te guste. 

Usa atajos

Si sueles acceder a los mismos archivos de Google Drive varias veces al día, puedes crear accesos directos que le permitan abrirlos con un solo clic. Para crearlos, debes ubicar el archivo en cuestión, hacer clic derecho sobre él y seleccionar ‘Agregar un acceso directo a Drive’ desde el menú.

Filtra tus búsquedas

Google Drive cuenta con un cuadro de búsqueda en la parte superior y un botón de filtro en el borde derecho. Al hacer clic en este, podrás ver un panel de opciones para filtrar resultados según parámetros específicos.

Si llevas tiempo usando este servicio, habrás acumulado un montón de archivos. Con esta función, puedes ahorrar tiempo para encontrar lo que sea que hayas almacenado en tu cuenta. 

Sube fotos para editar texto 

Otro de los trucos de Google Drive más interesantes es su función de OCR  (Reconocimiento óptico de caracteres). Gracias a esto, puede reconocer el texto dentro de sus imágenes y archivos PDF, lo que significa que es posible subir fotos y crear un archivo de Google Docs editable.

Eso sí, tiene una limitación, pues el texto debe ser claro y contrastar correctamente con el resto de la imagen para que el OCR reconozca bien el texto. Es una excelente opción para tomar una foto de una receta, menú, horario de atención, etc. 

Consigue un enlace rápido

Si quieres vincular de forma rápida y directa un archivo de Google Drive, solo tienes que seleccionarlo y pulsar Ctrl+C para copiar. Después, debes ir al documento o correo electrónico y presionar Ctrl+V para pegar. De este modo, se mostrará el nombre del documento con un enlace.

Guarda imágenes directamente en Google Drive

Existen muchos servicios de notas y de guardado de elementos como Evernote, OneNote o Pocket. Sin embargo, hay una extensión de Google Drive que funciona de modo similar. Se trata de ‘Guardar en Google Drive’, la cual sirve para guardar directamente archivos en tu cuenta.

Es especialmente útil para almacenar imágenes y no ocupar espacio en tu disco duro, por ejemplo. Solo debes hacer clic con el botón derecho en una imagen.

Arrastra y suelta en Drive

En el Home de Google Drive hay un gran botón que dice «Nuevo». Al pulsarlo, podrás elegir si quieres subir un archivo o una carpeta. Puedes omitir este proceso, pues para subir documentos, hojas de cálculo, imágenes, PDF, presentaciones, etc., desde tu ordenador, solo tienes que arrastrar los archivos.

Sí, con tan solo arrastrar y soltar en Drive podrás subir archivos y carpetas a tu Drive. Así, puedes ahorrar tiempo. 

Con estos trucos de Google Drive aprenderás a usar este servicio como un experto, optimizarás tu tiempo y serás más productivo.

Esperanza Hernández

Periodista | SerieAdicta | Hispanovenezolana