Con la crisis de la pandemia por COVID-19 ha ido en aumento el uso de software en la nube para PYMES. Antes de la fecha, ya muchas empresas habían notado los beneficios que ofrecía implementar este software: Ahorro de costes, fácil escalabilidad, mejora en la productividad, entre otros. Sin embargo, en la actualidad, gracias a las mejoras presentadas a nivel de la operatividad del negocio, muchas han optado por este tipo de software para conseguir una mejor gestión de información.

GetApp, el motor de recomendación que las pequeñas empresas necesitan para tomar la decisión de software correcta, ha realizado una encuesta a 616 propietarios, directivos y managers de PYMES que utilizan herramientas en la nube y que están involucrados en el proceso de selección y compra de software, en el mercado español, en el que obtuvieron resultados muy interesantes que comentamos a continuación.

Y es que aunque se trata de una gran alternativa, su uso sin las medidas de seguridad necesarias representa todo un reto para las PYMES. Según dicha encuesta de GetApp, realizada en diciembre de 2020, en el 42 % de las organizaciones son los managers, directivos o propietarios quienes administran los permisos a las herramientas en la nube. Sin embargo, son muchos los riesgos que pueden llegar a presentarse con respecto a la pérdida de información, por lo que conocer el funcionamiento del software en la nube se hace esencial para afrontar cada uno de los retos que implica su implementación, ofreciendo soluciones seguras al negocio.

Implementación de software en la nube para PYMES

La introducción de software en la nube por parte de las PYMES ha supuesto una mejora en el manejo de la información. Si bien su uso se ha incrementado tras la pandemia del COVID-19, ya era importante su presencia dentro de muchas empresas.

Esto no quiere decir que se haya dejado de lado el uso de servidores locales. Sin embargo, trabajar con software en la nube se ha convertido en una opción mucho más rentable. No solo se engloba el aspecto económico, sino que ofrece una mejor gestión tanto de la información como de la organización.

Es así como muchos aseguran que utilizar este software facilita el proceso de mantenimiento, así como su configuración. Además, tiene un amplio alcance, pudiendo acceder a la información desde diferentes dispositivos. Y de la misma manera, esta puede actualizarse en tiempo real. De esta forma, hay que destacar una mejora dentro de los procesos de negocio de la organización.

El aspecto operativo ha sido una de las claves para que se haya decidido utilizar este software en las PYMES. Aun así, el aspecto económico sigue siendo relevante. Hay que mencionar el hecho de que la inversión de capital en hardware no es necesaria, por lo que los costes se reducen considerablemente. Teniendo en cuenta las medidas necesarias, el software en la nube se plantea como la opción más segura y rentable dentro de las empresas en la actualidad.

Retos de seguridad que conlleva el uso de software en la nube

Aunque el uso de software en la nube dentro de las PYMES tiene mucha importancia, no ha impedido que muchos se preocupen por los riesgos que conlleva su implementación.

Al tratarse de un software que requiere de una conexión constante a Internet, existe una mayor probabilidad de que ocurran ataques de hackers. Esto implicaría un riesgo para la información almacenada. Y es que se ha comprobado que en los últimos años, este tipo de ataques ha ido en aumento hacia los proveedores de software en la nube. 

Sin embargo, la implementación de las medidas de seguridad adecuadas supondría la creación de una barrera para proteger todos los datos almacenados. Si bien siempre existirán riesgos, estos pueden reducirse al mínimo, convirtiendo a este tipo de software en una plataforma de almacenamiento segura.

Ventajas presentes en el uso de software en la nube

Con el aumento del uso del software en la nube para PYMES, se ha podido comprobar que se trata de una alternativa eficaz, ventajosa y que favorece el crecimiento de las PYMES. Y con el inicio de la pandemia del COVID-19, en 2021 destacan aun más los beneficios que se pueden conseguir con estas plataformas. Entre las ventajas que ofrece el software en la nube podemos destacar:

  • Acceso remoto desde cualquier dispositivo, siempre que estos cuenten con los permisos necesarios.
  • Posibilidad de realizar cambios a la información en tiempo real. De esta manera, se encontrará actualizada en todo momento.
  • La información siempre estará disponible en todo momento y al alcance de la mano del usuario.
  • Tanto su implementación como la configuración del software es rápida y sencilla.
  • Permite a las PYMES operar a distancia.

De manera general se pueden destacar estos cinco puntos. Sin embargo, uno de los mayores beneficios resalta en el hecho de que permite mantener la información actualizada en todo momento. En este sentido, se ve una mejora en los procesos de comunicación, permitiendo un mejor funcionamiento del negocio.

Seguridad y software en la Nube: Una relación clave

Tanto en las PYMES que se ha implementado software en la nube como en aquellas que todavía lo piensan, existe un sentimiento constante de preocupación. Este se encuentra asociado a los riesgos que implica este tipo de plataformas de almacenamiento. Es así como el proceso de elección de un proveedor de este software debe cumplir con ciertos criterios de seguridad para lograr mantener segura toda la información:

  • El funcionamiento del software en la nube se basa en el almacenamiento y transferencia de datos. Al tratarse de información de gran importancia, hay que enfocarse en el uso de herramientas que permitan realizar cifrado. Esto es de gran importancia cuando se trata de trabajo a distancia. De esta manera, personas no autorizadas no tendrán acceso a la información. 
  • Se recomienda optar por proveedores con servidores funcionando dentro del país. En estos casos, se encuentra obligado a cumplir con la legislación nacional sobre el almacenamiento y protección de datos.
  • Realizar un proceso de formación de empleados para la gestión de información de manera segura, se considera clave para la implementación de este software. Favorece un mejor manejo de datos, reduciendo el riesgo de pérdida de información, así como el robo de la misma.
  • Gestionar los accesos al software se convierte en un hábito indispensable. Si se otorgan permisos a todos los empleados, implica un mayor riesgo de mal manejo de la información. En este sentido, se puede optar por mantener el control absoluto en manos de los gerentes y directivos, o teniendo en cuenta las pautas del proveedor según su política o lo establecido en el plan contratado.

Para un mayor control, se prioriza el uso de credenciales de acceso. Si bien se considera una inversión extra, se logra aumentar la seguridad en el resguardo de información dentro del software en la nube.

En la siguiente Infografía se resuelven las principales claves de la encuesta de GetApp

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