¿Cuánto te cuesta gestionar tu correo electrónico? Noysi te ayuda a hacerlo más fácil

El correo electrónico ha sido una herramienta que ha estado presente en nuestras vidas por muchísimos años. Sin embargo, su gestión ya no tiene la misma efectividad que en el pasado. Al contrario, su uso, más que beneficios, está generando a las empresas pérdidas que superan los miles de millones de euros.

Las comunicaciones vía correo electrónico se han sobresaturado. La cultura del “mail centric” y “con copia a” ahora supone tremendos gastos tanto para pymes como para multinacionales. Esto puede verse fácilmente en un ejemplo de una empresa de 50 empleados. Con esta pequeña cantidad de trabajadores, la compañía puede gastar 360.000 euros al año, solo en la gestión de correos electrónicos.

Cada empleado utiliza una media de 90 segundos por correo. Si se establece un promedio de 80 comunicaciones por medio de esta vía, el valor total del tiempo diario invertido son 7.200 segundos, es decir, dos horas de la jornada laboral dedicadas a un proceso tan poco productivo como abrir y cerrar correos electrónicos. Ante esta situación es necesario optar por sistemas más eficientes para gestionar las comunicaciones.

Gracias a la tecnología, hoy día disponemos cada vez más de nuevas herramientas dedicadas a romper con este patrón que perjudica la productividad de las empresas. Al combinar la tecnología con la cultura empresarial es posible ahorrar entre un 15% y un 20% de tiempo. Esto supondría, para el caso de la empresa de 50 empleados, un ahorro aproximado de 60.000 euros al año.

Tips para reducir el impacto negativo del uso incorrecto del correo electrónico en las empresas

No envíes correos, comparte la información: en vez de acceder a un gestor de correo electrónico, es mejor adoptar herramientas que permitan mostrar la información a través de un chat de empresa. De esta forma se reduce el tiempo que destina a las comunicaciones.

Crea ventanas de tiempo dedicadas a la gestión de comunicaciones: establece ventanas de tiempo para desconectarte. Evita estar accesible en cualquier momento y en cualquier lugar. Si te fijas espacios de desconexión, podrás obtener muchos beneficios, como periodos de mayor concentración y ende una mayor productividad.

Organiza el correo en categorías de contenidos: si organizas la información que te llega podrás acceder de forma más fácil a ella cuando la necesites. Por ello es importante que al momento de gestionar las comunicaciones, crees categorías de contenidos.

Pero para solventar el problema que genera la mala gestión de los correos electrónicos, la empresa Noysi presenta una alternativa. Se trata de una herramienta de gestión que permite reducir el tiempo que emplean las personas en las comunicaciones. Fue creada en 2015 por un grupo de emprendedores españoles y es capaz de permitir el acceso a la información desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, de manera más eficiente y rentable.

Esta herramienta colaborativa, llamada por algunos el Whatsapp de las empresas o el Slack español, se organiza como un chat de empresa para equipos o grupos de trabajo. Permite la comunicación cifrada entre sus miembros y también el almacenamiento de archivos. Su mayor ventaja es quizá la posibilidad de actuar tanto como un Saas en la nube para cualquier empresa como ser integrado dentro de los propios servidores de las mismas. Esto facilita su adopción por parte de compañías de distintos sectores tal como la banca, telecomunicaciones, aseguradoras o multinacionales.

Con este tipo de herramientas se soluciona de alguna manera el uso desmedido y poco productivo del correo electrónico. De esta manera se descongestiona este medio de comunicación y se reserva para informaciones más puntuales que se envían con poca regularidad. Para el trabajo diario, el uso de Noysi puede ser mucho más eficiente.

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