3 elementos con los que la Digitalización revoluciona a la organización de la Administración Pública

¿Cómo puede la transformación digital beneficiar al sector público? De muchas maneras y el resultado siempre será provechoso porque hará instituciones más competitivas y eficientes. Así, desde Entelgy nos han compartido una serie de consejos para cambiar la forma de trabajar en los organismos públicos para, con ayuda de la tecnología, ser cada vez más eficientes. Aquí los repasamos.

Y es que cada 23 de junio se celebra el Día de las Administraciones Públicas promovido por Naciones Unidas que, entre otros, reconoce el trabajo de los servidores públicos y alienta a los jóvenes a seguir carreras en el sector público. Una celebración que cobra especial sentido ya que en épocas de crisis, como la causada por el coronavirus, los diferentes empleados públicos han tenido un papel fundamental.

Por este motivo, no es de extrañar que hace unas semanas, cuando el Gobierno presentó su Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia en el que se recoge que el ejecutivo pretende destinar 20.000 millones de euros hasta 2023 para la modernización y transformación digital de la Administración Pública, hayan incluido también las estrategias de digitalización del puesto trabajo y de formación del empleado.

No hay que olvidar que más que la transformación digital de la Administración en cuanto a herramientas y su impulso para que los principales servicios a la ciudadanía sean plenamente accesibles a través de dispositivos móviles, el centro del cambio que se debe producir está en el propio entorno, en la forma de trabajar y en el modo de gestionar a las personas. La Administración necesita emplearse a fondo para adoptar metodologías de trabajo que están resultando ser muy efectivas en otros sectores. 

Ya se ha dado un primer paso. De un día para otro los empleados públicos rompieron con la barrera de la presencialidad, teniendo que continuar su trabajo desde casa en pleno confinamiento. Este tipo de iniciativas, impensables hace un año, han llegado para quedarse, como lo constata el acuerdo anunciado por el Ministerio de Función Pública y Política Territorial para desarrollar el trabajo a distancia para el personal de la Administración General del Estado, que permitirá a la plantilla trabajar a distancia de manera voluntaria tres días a la semana.

“Siempre se ha hablado de que la Administración necesita ser mucho más digital, pero más allá de la propia inversión en material o herramientas tecnológicas, el foco debería estar puesto en algo mucho más profundo y que es la base del funcionamiento de todo: las personas”, afirma Cristina Bombín, Directora de Negocio de Sector Público en Entelgy. “Las necesidades, la metodología de trabajo, la forma de comunicarte con tus empleados, todo ha cambiado y ha evolucionado y la Administración debe ser consciente de ello para poder realizar una transformación digital completa. Es necesaria una Administración con perfiles profesionales adaptados a la nueva realidad, que permitan evolucionar de una Administración que tramita y ejecuta a un sector público que lidere, planifique, impulse, coordine, colabore y piense estratégicamente.”

Claves para cambiar la forma de trabajar

Desde su experiencia, Entelgy The BusinessTech Consultancy ofrece una serie claves de éxito para abordar esa transformación de la forma de trabajo de la Administración y trasladar la mentalidad digital al empleado público. 

• Modelo agile: la administración debe olvidar la antigua estructura y metodología, adaptarse a lo nuevo y ser ágil a la hora de afrontar los cambios. Una de las formas de trabajo que últimamente está dando mayores beneficios en diferentes sectores son los marcos de trabajo agile, en cuya naturaleza se encuentra el principio de que las personas y sus interacciones son más importantes que las herramientas y los procesos. La Administración Pública deberá aprovechar estos momentos de cambio para transformar la forma en que se relaciona y organiza a sus propios empleados, utilizando los paradigmas Agile para los recursos humanos. De esta manera, el funcionario se convierte en el protagonista, y la colaboración y las interacciones entre los empleados ganan espacio frente a los procesos organizativos. En definitiva, se trata de humanizar los procesos que regulan la relación entre administraciones, y entre administración y ciudadanos. 

Convertirse en una organización agile implica, por lo tanto, estar dispuesto a ser flexible, adaptable y valorar a las personas y reconocer su trabajo y esfuerzo. En el caso de la Administración, significaría fomentar el trabajo en equipo, la transparencia en todos los departamentos, la aparición de un entorno más colaborativo e incluso una mayor productividad por parte del empleado.

• Cambio cultural de la plantilla: el mundo está en constante evolución y las organizaciones, tampoco la Administración Pública, no pueden permitirse quedarse quietas. Los empleados no deben sólo enfrentarse a nuevas herramientas o formas de trabajo sino que tienen que interiorizarlas. Para facilitar esta transición es importante que ésta se realice de forma gradual y poniendo el foco en la comunicación con los distintos equipos. Además, deberá ser acompañada por la formación necesaria y por un acompañamiento durante todo el proceso de asimilación y puesta en marcha de todo lo aprendido. Para ello será necesario establecer líderes del cambio en cada departamento, personas que abanderen la asunción de dichas transformaciones por parte de todos los demás. Se trata de un proceso gradual, que permitirá que la organización evolucione positivamente. 

• Gestión del talento: desde hace tiempo esta identificación y motivación del talento interno de los profesionales de las administraciones públicas viene siendo motivo de preocupación y se trata de uno de los cambios más importantes que se deben asumir. Una de las herramientas que permitirían incentivar el talento interno es la digitalización, no solo de herramientas, también de personas, dotándolas de formación y habilidades necesarias para el mundo digital. Es igualmente importante proporcionar mentoring interno como herramienta para motivar el talento, esto es, acompañamiento entre profesionales más veteranos y más junior, con un intercambio bidireccional de ayuda. Por último, siempre hay que tener en cuenta la importancia de premiar las iniciativas y la colaboración.

Como vemos, con estos cambios impulsados en gran medida por la tecnología, tendremos organizaciones cada vez más competitivas y eficientes.

Elena Pérez

Periodista. Mezclo #tecnologia y ciencia que mejora la vida de las personas!