Trucos de GMAIL hay muchos, y si se trata de ayudarnos a ser más productivos son más que bienvenidos. Una de las herramientas más útiles que te ofrece GMAIL, es el poder crear una respuesta automática.  Esto se debe ante la posibilidad de no emitirla en el momento en que entra un nuevo correo a tu bandeja.

De tal manera que si no te encuentras en casa, no tienes acceso a la red o simplemente no puedes atender tus correos, esta alternativa es la ideal.  Por lo que puedes  utilizarla en tu cotidianidad y así dar respuesta oportuna al remitente del email. 

Básicamente se refiere a que puedas configurar una misiva inmediata que le llegará en forma de correo a la persona que te escribió. Esta solución tecnológica facilita tu velocidad de respuesta dando tranquilidad de envió al emisor del correo.

En este interesante artículo te guiaremos para que puedas crear tu respuesta automática en GMAIL y Outlook.

¿Cómo crear una respuesta automática en GMAIL?

Para configurar tu respuesta automática en GMAIL solo tienes que seguir estos sencillos pasos:

  • Accede desde tu ordenador a tu cuenta de GMAIL o también puedes hacerlo usando el siguiente enlace: Gmail
  • Una vez que estés en la página, ubica un icono en forma de engranaje, el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla; este corresponde a la “Configuración”, ya ubicado presiónalo.
  • Luego haz clic en la pestaña: “Ver todos los ajustes” y se te desplegará un menú de opciones.  Selecciona “Respuesta automática”.
  • Posteriormente  escoge la opción: “Respuesta automática activada “, al presionarla el sistema te solicitará los siguientes datos:
  1. Tiempo que deseas que se dé la respuesta.
  2. Asunto concerniente para dar reverso de correo o respuesta
  3. Mensaje de tu preferencia aquí debes escribir exactamente lo que leerá la persona que envía el correo.
  • Después de escribir el mensaje tendrás que especificar si deseas que solo tus contactos puedan leer tu respuesta automática, para ello selecciona la casilla que corresponda.
  • Finalmente, presiona la tecla guardar para que se mantengan los cambios registrados en tu cuenta. Al terminar de generar tu respuesta automática aparecerá el mensaje y tu firma de GMAIL si la posees.
  • Si no tienes una firma en GMAIL puedes crearla siguiendo las instrucciones que te darán en el siguiente enlace firma Gmail.

La solución electrónica de respuesta tiene la particularidad de poder activarse y desactivarse. La activación temporal inicia a las cero horas de la data que colocaste y se desactiva exactamente a las veintitrés horas con cincuenta y nueve segundos de cada día.

Crea una respuesta automática en Outlook

El correo electrónico de la web de Microsoft, Outlook también ofrece el servicio de enviar respuestas automáticas llamado “Fuera de la oficina”; sin embargo, este tiene una variante y la misma está sujeta al tipo de cuenta que poseas. 

Veamos a continuación cuáles son:

La primera opción es revisar en la información de tu cuenta si existe la alternativa “Respuestas automáticas “, a partir de la selección de la misma comienzas a configurar de acuerdo a las siguientes instrucciones:

  • Al entrar a tu cuenta pulsa el recuadro de respuestas automáticas (Fuera de la oficina).
  • Luego selecciona la opción “Enviar respuesta automática”, estando allí te pedirán que establezcas el tiempo que requieres para que este activo tu servicio; en este recuadro coloca la fecha y hora de inicio y de finalización.
  • En esta misma pantalla hallarás un aviso que te indica “responder automáticamente una vez por remitente”, allí escoge la alternativa que prefieras:
  1. “Fuera de mi organización (desactivada), la misiva llegará a todos las personas y organizaciones vinculadas con mi correo; para evitar la salida masiva puedes seleccionar “Solo mis contactos”.
  2. Si eliges “Dentro de mi organización” llegará solo a los que laboren dentro de ella.
  • Seguidamente, escribe el mensaje que utilizarás como respuesta automática.

En un segundo caso, al entrar a tu cuenta y si no tienes la pestaña de respuesta automática, deberás seguir los pasos para enviar respuestas a los correos recibidos cuanto no puedas atenderlos.

Si te encuentras en este grupo puedes ingresar a la página de reglas para crear un mensaje fuera de la oficinay seguir los pasos que te indiquen. 

Ejemplos de respuestas automáticas que puedes programar

Antes de darte algunos ejemplos de texto de respuestas automáticas que puedes programar, te recomendamos que seas cuidadoso al redactarlas y al seleccionar a quienes le llegará; por lo que esto evitará el uso de tu información por parte de terceros mal intencionado.

Tomando en cuenta lo anteriormente señalado, te sugerimos usar los siguientes mensajes como respuesta inmediata de acuerdo a cada situación.

Respuestas para todo tipo de personas

  • Apreciado (s) señora (s) y/o señor (s)
  • Agradezco comunicarse vía electrónica. En estos momentos me encuentro de licencia médica desde el día (colocar fecha completa de inicio) hasta el día (registrar fecha de reintegro).
  • Si requiere de respuesta oportuna puede escribir a la siguiente dirección de correo (colocar dirección).
  • Saludos cordiales.
  • (Escribir tan solo tu nombre y apellido).

Para clientes el texto debe ser de carácter formal

  • Buenas tardes.
  • Gracias por su correo.  Me encuentro de permiso prenatal, si desea estaré a su disposición a partir (fecha completa) para atenderlo. Si prefiere puede ser asistido por la licenciada (colocar el nombre) a través de (aquí coloca el teléfono y email de la persona)
  • Nuevamente gracias por su misiva.
  • Nombre de quien remite.

Puedes usar cualquier texto, lo importante es que tu respuesta inmediata esté ajustada al público al cual llegará.

Con toda seguridad con la lectura de este artículo ya no tienes dudas de cómo crear una respuesta automática.

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